|
|
Kearsipan / Kehumasan
Pengelolaan Arsip Dinamis Dan
Statis Penyelenggaraan kearsipan dinamis tujuannya
terlaksananya penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip
dinamis secara efektif dan efisien. Dengan demikian penyelenggaraan kearsipan
dinamis memungkinkan suatu organisasi melaksanakan kegiatan yang mengarah
pada pendokumentasian perumusan kebijakan, pelayanan serta proses pengambilan
keputusan. Sedangkan kearsipan statis mempunyai tujuan terlaksananya
pengumpulan, penyelamatan, penataan , pengolahan serta pemanfaatan arsip
secara efektif dan efisien. Penyelenggaraan kearsipan statis yang efektif dan
efisien akan memungkinkan masyarakat Indonesia mengupayakan pendokumentasian
dan pelestarian. Pelestarian dan penyelamatan arsip akan menjamin tersedianya
informasi yang akurat, otentik dan kredibel. Terwujudnya rencana dan program
serta pengkajian sistem kearsipan dinamis dan statis mencakup aspek-aspek
metode, prasarana dan sarana serta SDM dan kelembagaan diharapkan akan
tersusun suatu standar atau pedoman kearsipan dinamis dan statis. Proses
selanjutnya adalah melakukan uji coba dalam rangka implementasi sistem yang
ada sehingga tersedia suatu model sistem kearsipan yang mengarah pada
penyempurnaan sistem kearsipan dinamis dan statis. Pengelolaan Arsip
Aktif Dan Inaktif Pengelolaan Arsip Aktif dan Inaktif bertujuan
agar terjadi keseragaman dalam sistem tata kelola administrasi persuratan
berdasarkan sistem dan aturan yang berlaku, dengan berdasar pada Pola
Klasifikasi Kerasipan yang yang telah ditetapkan oleh pemerintah daerah
maupun provinsi. Dengan pengelolaan surat masuk atau yang bersifat arsip aktif
dapat dikelola dengan sistem dan aturan yang sebenarnya dengan menggunakan
Sistem Kartu Kendali, jika mencari sesuatu arsip yang dibutuhkan dapat
ditemukan dengan cepat. Begitupun pengelolaan arsip aktif dan inaktif harus
dilaksanakan dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan agar arsip
dapat terjaga isi dan informasinya sebagai pertanggung jawaban administrasi
pemerintahan. Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang kerasipan. Pengelolaan arsip aktif dan inaktif
tersebut diharapkan dapat melahirkan SDM berkualitas, yaitu pengelola arsip
yang memiliki kompetensi teknis di bidang pemberkasan dan penyusutan arsip,
yang sesuai dengan norma, standar,
prosedur dan kriteria kearsipan. Arsip Aktif sering digunakan berada di unit
pengolah/pencipta yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus,
Sedangkan Arsip Inaktif Jarang digunakan dan Berada di Unit Kearsipan dan LKD
yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Media handling ini untuk memberikan perubahan
paradigma dan sikap bagi para pelaku kehumasan di setiap institusi baik
pemerintah maupun nonpemerintah akan pentingnya peran media dalam membangun
citra institusi, secara khusus memahami peran public relations dalam
instansi, mampu menangani keluhan publik dengan bijak, mampu menjalin
hubungan mutual dengan media massa, mampu mengelola opini publik dan
menyelesaikan krisis opini public. Indikatornya memberikan pengetahuan dan
kemampuan khususnya bagi para staf hubungan masyarakat (HUMAS) atau public
relations untuk bisa menjalin komunikasi efektif dengan publik dan media
massa. Korespondensi Dan
Tata Naskah Dinas Korespondensi dan Tata naskah dinas sangat
penting untuk pelaksanaan tugas dan memperlancar tercapainya tujuan suatu
organisasi. Membuat Korespondensi dan tata naskah dinas harus hati-hati,
cermat dan sesuai dengan pedoman yang telah diberikan sehingga tidak
menimbulkan permasalahan yang pada gilirannya berpengaruh pada kinerja suatu
organisasi atau menimbulkan penilaian masyarakat yang kurang baik. Oleh
karena itu Bimbingan Teknis ini bertujuan meningkatkan pengetahuan,
keterampilan, dan sikap pegawai dalam bidang ini guna memperlancar komunikasi
tertulis, keseragaman, dan tertib administrasi di lingkungan pemerintah
daerah. Manajemen Kearsipan Dan
Pengelolaan Pusat Arsip (Record Center) Bidang kearsipan merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari sistem pemerintahan. Diperlukan akselerasi yang cepat dan
tepat untuk mengantisipasi berbagai perubahan dan perkembangan yang terjadi
dan tengah berlangsung saat ini. Hampir semua sendi kehidupan berbangsa dan
bernegara terekam dalam arsip. Arsip merupakan informasi terekam, sehingga
dengan sendirinya menyimpan informasi yang benar, nyata, lengkap dan kredibel.
Arsip adalah naskah yang tercipta sebagai akibat pelaksanaan tugas dan fungsi
organisasi dalam pencapaian tujuan. Arsip juga merupakan bahan bukti
pertanggungjawaban pemerintah yang autentik tentang penyelenggaraan
administrasi pemerintahan, sebagai upaya untuk menyelamatkan barang bukti
pertanggungjawaban tersebut maka arsip harus dikelola secara profesional
sesuai dengan ketentuan-ketentuan perundangan yang berlaku. Arsip sebagai
salah satu sumber informasi yang penting, apalagi ini juga merupakan amanat
Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Peranan sumber
daya aparatur merupakan kunci keberhasilan suatu bidang pekerjaan, termasuk
dalam bidang kearsipan, oleh karena itu, sumber daya aparatur senantiasa
harus selalu ditingkatkan agar bidang pekerjaan yang kita laksanakan dapat
mencapai tujuan secara optimal. Arsip vital merupakan kategori dari arsip
dinamis, tercipta dalam berbagai bentuk media, tergantung dengan fungsi
organisasi. Karena itu dimungkinkan arsip yang tercipta berupa media berbasis
kertas, bentuk mikro, elektronik, gambar teknik, peta dan sebagainya. Arsip
vital yang diciptakan merupakan arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip vital
yang bersifat aktif untuk kelanjutan hidup organisasi disimpan pada central
file atau ditempat penyimpanan arsip aktif di unit kerja. Arsip vital yang
bersifat aktif seperti arsip personalia, arsip pertanggungjawaban keuangan,
arsip pemasaran dan sebagainya umumnya frekuensi penggunaannya masih tinggi
dan terus menerus, karena itu harus tersedia pada saat diperlukan. Arsip
vital yang bersifat inaktif seperti pernyelenggaraan suatu diklat yang sudah
berlangsung beberapa waktu yang lalu, penyelenggaraan pameran yang sudah
berlangsung dan sebagainya. Pada umumnya frekuensi penggunaan arsip vital
yang bersifat inaktif sebagi berkas kerja sudah berkurang dan disimpan pada
pusat arsip (records center). Digitalisasi Data
Dan Manajemen Kearsipan Arsip memegang peranan sangat penting bagi sebuah
lembaga. Ia memberikan informasi yang dalam terhadap suatu dokumen. Oleh
karenanya, keberadaannya perlu diselamatkan dan pengelolaannya harus
memperhatikan kaidah dan pedoman yang berlaku. Seiring berjalannya waktu,
jumlah dokumen akan terus bertambah dan membutuhkan ruang penyimpanan yang
lebih besar. Teknologi informasi sebagai salah satu alat dalam tata kelola
arsip dan dokumen memberi alternatif berupa alih media dokumen dari berbentuk
kertas (hard copy) ke dalam bentuk file (soft copy). Seiring dengan kemajuan
dan perkembangan teknologi, ukuran arsip baik digital maupun manual dapat
diperkecil tanpa mengurangi kualitas arsip sebelumnya. Bimbingan Teknis ini dimaksudkan untuk memberikan pemahaman
secara komprehensif terkait manajemen dokumen kearsipan dan alih media dari
bentuk kertas ke bentuk digital secara efisien, memberikan wawasan pemahaman
mengenai arsip dan kerasipan, mengetahui dan memahami instrumen pengelolaan
kerasipan, mengetahui dan memahami sifat dan jenis arsip, memahami
pengelolaan masing-masing arsip secara sistematis, memahami dan
mengimplementasikan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam
penerapan kearsipan. Penyusutan Arsip Dan
Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 adalah
daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi,
jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Berdasarkan undang-undang tersebut, JRA wajib dimiliki oleh
Pemerintah Daerah, dan ditetapkan oleh pimpinan pemerintah daerah, Dengan
adanya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan
Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Sehingga pedoman retensi
arsip untuk semua urusan pemerintah daerah dapat segera diselesaikan sebagai
pedoman bagi SKPD untuk melaksanakan penyusutan arsip. Jadwal
pelaksanaan bimbingan teknis ▸▸▸ |
